14 تکنیک طلایی برای ارائه اطلاعات تماس موثر
- ✔️
بهرهگیری از یک سرصفحه واضح و قابل مشاهده:
اطلاعات تماس خود را در قسمت بالایی وب سایت یا پروفایل های شبکه های اجتماعی خود قرار دهید. - ✔️
نمایش شماره تلفن به صورت خوانا:
از فونت بزرگ و واضح برای نمایش شماره تلفن استفاده کنید. از فرمت استاندارد استفاده کنید تا خواندن آن برای همه آسان باشد. - ✔️
ارائه چندین روش تماس:
ایمیل، شماره تلفن، فرم تماس و لینک به شبکه های اجتماعی را در دسترس قرار دهید تا مخاطبان بتوانند روش مورد علاقه خود را انتخاب کنند. - ✔️
بهرهگیری از آیکون های جذاب:
آیکون های مرتبط با هر روش تماس (مانند آیکون تلفن برای شماره تلفن) استفاده کنید تا اطلاعات بصری و جذاب تر شوند. - ✔️
ایجاد یک صفحه “تماس با ما” اختصاصی:
یک صفحه جداگانه در وب سایت خود ایجاد کنید که به طور خاص به ارائه اطلاعات تماس اختصاص داده شده باشد. - ✔️
قرار دادن فرم تماس آسان:
یک فرم تماس ساده و کاربردی در وب سایت خود قرار دهید تا مخاطبان بتوانند به راحتی پیام خود را ارسال کنند. - ✔️
پاسخگویی سریع به ایمیل ها و پیام ها:
سعی کنید در اسرع وقت به تمام ایمیل ها و پیام های دریافتی پاسخ دهید. - ✔️
بهرهگیری از آدرس ایمیل حرفه ای:
از یک آدرس ایمیل حرفه ای (مانند name@yourdomain.com) به جای آدرس ایمیل شخصی (مانند name@gmail.com) استفاده کنید. - ✔️
ارائه آدرس فیزیکی (در صورت لزوم):
اگر کسب و کار شما دارای یک مکان فیزیکی است، آدرس دقیق خود را در وب سایت و سایر پلتفرم ها ذکر کنید. - ✔️
بهرهگیری از نقشه برای نمایش آدرس:
اگر آدرس فیزیکی دارید، از نقشه گوگل برای نمایش موقعیت مکانی خود استفاده کنید تا پیدا کردن شما برای مخاطبان آسان تر شود. - ✔️
ایجاد یک دکمه “تماس” برجسته:
یک دکمه “تماس با ما” یا “درخواست مشاوره” را در نقاط استراتژیک وب سایت خود قرار دهید تا مخاطبان را به برقراری ارتباط تشویق کنید. - ✔️
ذکر ساعات کاری (در صورت لزوم):
اگر ساعات کاری مشخصی دارید، آن را به وضوح در وب سایت و سایر کانال های ارتباطی خود ذکر کنید.
با رعایت این تکنیک ها، میتوانید اطلاعات تماس خود را به شکلی موثر و جذاب ارائه دهید و به راحتی با مخاطبان و مشتریان بالقوه ارتباط برقرار کنید.
با اعمال این تکنیکها، فرصتهای جدیدی برای تعامل و رشد کسب و کار خود ایجاد کنید.
14 تکنیک برای ارائه اطلاعات تماس به بهترین شکل
1. بهرهگیری از یک بخش تماس با ما اختصاصی
یک صفحه جداگانه با عنوان “تماس با ما” در وبسایت خود ایجاد کنید. این صفحه باید به راحتی از طریق منوی اصلی قابل دسترس باشد. آدرس ایمیل، شماره تلفن، آدرس پستی (در صورت لزوم) و فرم تماس را در این صفحه قرار دهید. یک نقشه گوگل (گوگل Maps) نیز در این صفحه جاسازی کنید تا کاربران بتوانند به راحتی آدرس شما را پیدا کنند. از تصاویر مرتبط (مثلاً عکس دفتر کار یا ساختمان) در این صفحه استفاده کنید تا حس اعتماد و آشنایی را در کاربران ایجاد کنید. اطلاعات تماس ساعات کاری خود را نیز در این صفحه ذکر کنید. یک فراخوان برای اقدام (Call to Action) واضح (مثلاً “همین الان با ما تماس بگیرید”) در انتهای صفحه قرار دهید.
2. درج اطلاعات تماس در فوتر وبسایت
اطلاعات تماس اصلی خود (مانند شماره تلفن و ایمیل) را در فوتر (پاورقی) تمام صفحات وبسایت خود قرار دهید. فوتر معمولاً در پایینترین قسمت هر صفحه قرار دارد و در دسترسترین مکان برای اطلاعات مهم است. از آیکونهای کوچک برای نمایش اطلاعات تماس (مثلاً آیکون تلفن برای شماره تلفن و آیکون ایمیل برای آدرس ایمیل) استفاده کنید. لینکهای مربوط به شبکههای اجتماعی خود را نیز در فوتر قرار دهید. میتوانید در فوتر یک فرم عضویت خبرنامه نیز قرار دهید تا کاربران بتوانند به راحتی در خبرنامه شما عضو شوند. از یک خط افقی برای جدا کردن فوتر از محتوای اصلی صفحه استفاده کنید تا خوانایی آن افزایش یابد.
3. بهرهگیری از فرم تماس
یک فرم تماس ساده و کاربردی در صفحه “تماس با ما” و یا در سایر صفحات وبسایت خود قرار دهید. فرم تماس باید شامل فیلدهای ضروری مانند نام، ایمیل، موضوع و پیام باشد. از فیلدهای اضافی که برای برقراری ارتباط ضروری نیستند خودداری کنید تا فرآیند ارسال پیام برای کاربران آسانتر شود. از یک سیستم reCAPTCHA برای جلوگیری از ارسال پیامهای اسپم استفاده کنید. 
پس از ارسال پیام توسط کاربر، یک پیام تایید به او نمایش دهید تا مطمئن شود پیامش با موفقیت ارسال شده است. از یک طراحی جذاب و کاربرپسند برای فرم تماس خود استفاده کنید تا کاربران ترغیب به بهرهگیری از آن شوند.
4. درج شماره تلفن در هدر وبسایت
شماره تلفن خود را در قسمت هدر (سربرگ) وبسایت خود قرار دهید. این کار باعث میشود که شماره تلفن شما همیشه در دسترس کاربران باشد و به راحتی بتوانند با شما تماس بگیرند. شماره تلفن را با فونت بزرگ و خوانا نمایش دهید. میتوانید شماره تلفن را به یک دکمه “تماس” لینک کنید تا کاربران با کلیک بر روی آن بتوانند به طور مستقیم با شما تماس بگیرند (مخصوصا در موبایل). میتوانید از یک آیکون تلفن کوچک در کنار شماره تلفن استفاده کنید تا توجه کاربران را جلب کنید. در صورت داشتن چند شماره تلفن (مثلاً شماره فروش و شماره پشتیبانی)، هر دو را در هدر نمایش دهید.
5. بهرهگیری از دکمههای شناور تماس
از دکمههای شناور تماس برای تسهیل ارتباط کاربران با شما استفاده کنید. این دکمهها معمولاً در گوشه پایین سمت راست یا چپ صفحه قرار میگیرند و با اسکرول کردن صفحه همراه کاربر هستند. میتوانید دکمههای شناور برای تماس تلفنی، ارسال پیام در واتساپ، یا چت آنلاین ایجاد کنید. از آیکونهای واضح و قابل تشخیص برای دکمههای شناور استفاده کنید (مثلاً آیکون واتساپ برای دکمه واتساپ). دقت کنید که دکمههای شناور مزاحم محتوای اصلی صفحه نباشند. میتوانید دکمههای شناور را فقط در برخی از صفحات خاص نمایش دهید (مثلاً در صفحات محصولات یا خدمات). دکمههای شناور باید به خوبی در تمامی دستگاهها (موبایل، تبلت، دسکتاپ) نمایش داده شوند.
6. پاسخگویی سریع به ایمیلها
به ایمیلهای دریافتی در اسرع وقت پاسخ دهید. تأخیر در پاسخگویی به ایمیلها میتواند باعث نارضایتی مشتریان شود. یک پاسخگویی خودکار (Auto-Reply) برای ایمیلهای ورودی تنظیم کنید تا به فرستنده اطلاع دهید که ایمیلش دریافت شده و در حال بررسی است. سعی کنید در کمتر از 24 ساعت به ایمیلها پاسخ دهید. از یک قالب ایمیل حرفهای برای پاسخگویی به ایمیلها استفاده کنید. در ایمیلهای پاسخگویی، نام و عنوان شغلی خود را ذکر کنید.
7. حضور فعال در شبکههای اجتماعی
در شبکههای اجتماعی فعال باشید و به پیامها و نظرات کاربران پاسخ دهید. شبکههای اجتماعی فرصت خوبی برای برقراری ارتباط مستقیم با مشتریان و ارائه پشتیبانی هستند. اطلاعات تماس خود را در پروفایل شبکههای اجتماعی خود قرار دهید. به طور مرتب محتوای جذاب و مفید در شبکههای اجتماعی منتشر کنید تا مخاطبان خود را درگیر نگه دارید. از شبکههای اجتماعی برای اطلاع رسانی درباره محصولات و خدمات جدید، تخفیفها و رویدادها استفاده کنید. به نظرات منفی و انتقادات کاربران با احترام و حرفهایگری پاسخ دهید. از هشتگهای مرتبط برای افزایش دیده شدن پستهای خود استفاده کنید.
8. بهرهگیری از چت آنلاین
یک سیستم چت آنلاین در وبسایت خود نصب کنید تا کاربران بتوانند به طور مستقیم با شما ارتباط برقرار کنند. چت آنلاین یک راه سریع و آسان برای پاسخگویی به سوالات مشتریان و ارائه پشتیبانی است. میتوانید از یک ربات چت (Chatbot) برای پاسخگویی به سوالات متداول استفاده کنید. اطلاعات تماس اپراتورهای چت را در پروفایل چت نمایش دهید. چت آنلاین را به خوبی در وبسایت خود ادغام کنید تا کاربرپسند باشد. از چت آنلاین برای جمعآوری اطلاعات تماس مشتریان و ایجاد سرنخ (Lead Generation) استفاده کنید.
9. ذکر اطلاعات تماس در خبرنامهها
اطلاعات تماس خود را در تمام خبرنامههایی که ارسال میکنید ذکر کنید. این کار به کاربران امکان میدهد که در صورت نیاز به راحتی با شما تماس بگیرند. اطلاعات تماس را در فوتر خبرنامه قرار دهید. از آیکونهای کوچک برای نمایش اطلاعات تماس استفاده کنید. یک لینک به صفحه “تماس با ما” وبسایت خود در خبرنامه قرار دهید. از یک طراحی جذاب و حرفهای برای خبرنامه خود استفاده کنید.
10. به روز رسانی منظم اطلاعات تماس
اطلاعات تماس خود را به طور منظم بررسی و به روز رسانی کنید. اطلاعات تماس نادرست یا قدیمی میتواند باعث از دست رفتن مشتریان شود. در صورت تغییر شماره تلفن یا آدرس ایمیل، سریعاً اطلاعات خود را در تمام پلتفرمها (وبسایت، شبکههای اجتماعی، خبرنامهها و غیره) به روز رسانی کنید. به طور دورهای صحت اطلاعات تماس خود را بررسی کنید. یک سیستم برای دریافت بازخورد از کاربران در مورد صحت اطلاعات تماس خود ایجاد کنید. در صورت دریافت گزارش مبنی بر نادرست بودن اطلاعات تماس، سریعاً آن را اصلاح کنید.
11. بهرهگیری از کد QR برای اطلاعات تماس
یک کد QR برای اطلاعات تماس خود ایجاد کنید و آن را در کارت ویزیت، بروشورها و سایر مواد تبلیغاتی خود قرار دهید. با اسکن کد QR، کاربران میتوانند به سرعت اطلاعات تماس شما را در گوشی خود ذخیره کنند. کدهای QR یک راه آسان و مدرن برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات تماس هستند. میتوانید از یک ژنراتور کد QR آنلاین برای ایجاد کد QR خود استفاده کنید. کد QR را با وضوح بالا چاپ کنید تا به راحتی قابل اسکن باشد. کد QR را در مکان مناسبی بر روی مواد تبلیغاتی خود قرار دهید تا به راحتی قابل مشاهده باشد.
12. پاسخگویی تلفنی حرفهای
به تماسهای تلفنی با لحنی حرفهای و مودبانه پاسخ دهید. نام شرکت و نام خود را هنگام پاسخگویی به تماس ذکر کنید. به سوالات مشتریان با دقت و حوصله پاسخ دهید. در صورت عدم اطلاع از پاسخ سوالی، قول دهید که پاسخ را پیدا کرده و در اسرع وقت با مشتری تماس خواهید گرفت. از مشتریان بابت تماسشان تشکر کنید. در صورت امکان، یک سیستم تلفن گویا (IVR) برای هدایت تماسگیرندگان به بخش مربوطه نصب کنید.
13. بهرهگیری از گوگل My Business
یک پروفایل در گوگل My Business برای کسب و کار خود ایجاد کنید. گوگل My Business به شما امکان میدهد اطلاعات تماس خود را در نتایج جستجوی گوگل و گوگل مپ نمایش دهید. اطلاعات تماس دقیق و به روز را در پروفایل گوگل My Business خود وارد کنید. عکسهایی از کسب و کار خود (مثلاً عکس دفتر کار یا محصولات) در پروفایل خود آپلود کنید. از مشتریان بخواهید نظرات خود را در مورد کسب و کار شما در گوگل My Business ثبت کنند. به نظرات مشتریان پاسخ دهید. از گوگل My Business برای تبلیغ محصولات و خدمات خود استفاده کنید.
14. یکپارچهسازی اطلاعات تماس در تمام پلتفرمها
اطلاعات تماس خود را در تمام پلتفرمها (وبسایت، شبکههای اجتماعی، ایمیل، خبرنامهها، گوگل My Business و غیره) یکپارچه کنید. این کار باعث میشود که کاربران به راحتی بتوانند اطلاعات تماس شما را در هر کجا که به دنبال آن هستند پیدا کنند. از یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای مدیریت اطلاعات تماس خود استفاده کنید. به طور دورهای بررسی کنید که اطلاعات تماس شما در تمام پلتفرمها به درستی نمایش داده میشوند. از کاربران بخواهید در صورت مشاهده هرگونه مغایرت در اطلاعات تماس، به شما اطلاع دهند. یکپارچهسازی اطلاعات تماس، تصویری حرفهای و قابل اعتماد از کسب و کار شما ایجاد میکند.
